1. Algemeen bestuur – aankoop ICT-infrastuctuur: goedkeuring.

Het betreft de aankoop van een nieuwe server voor de GIS-toepassingen en een nieuwe desktop voor de betrokken medewerker. De kostprijs wordt geraamd op € 6.820 excl. btw.

2. Gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening – huishoudelijk  reglement: goedkeuring

In zitting van 9 september 2013 keurde de nieuw samengestelde GECORO zijn huishoudelijk reglment goed. Dit reglement wordt ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.

3. Renovatieproject kunstenaarswoning Gust. De Smet – aanpassing bestek: goedkeuring.

In de gemeenteraadszitting van 2 juli 2012 werden ontwerp, bestek en raming (€ 549.811,39 excl. btw) voor dit project goedgekeurd.

Inmiddels werd bij ministerieel besluit van 17 juli 2013 een restauratiepremie ten bedrage van € 334.575,69 toegekend en werd bij schrijven van 30 augustus ll. meegedeeld dat de gunningsprocedure mag opgestart worden.
Evenwel is de regelgeving inzake overheidsopdrachten per 1 juli 2013 gewijzigd zodat een (beperkte) aanpassing van het administratief gedeelte van het bestek zich opdringt. Deze aanpassing wordt ter goedkeuring voorgelegd.

4. Aankoop vrachtwagen met container op- en afzetsysteem en laadkraan– goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze.

Het betreft de vervanging van de bestaande (open) vrachtwagen (bouwjaar 1992 – 207.000 km) door een nieuwe vrachtwagen met een op- en afzet containersysteem, 2 containers en een laadkraan. De kostprijs wordt geraamd op € 140.000 excl. btw.

5. Gemeentelijke Openbare Bibliotheek:

huishoudelijk en organiek reglement beheerraad: goedkeuring.

In de vergadering van het beheersorgaan van de gemeentelijke openbare bibliotheek werden het huishoudelijk reglement en het organiek reglement goedgekeurd. Het huishoudelijk reglement blijft ongewijzigd tegenover dat van de vorige beheerraad. Het organiek reglement werd aangepast aan de wettelijke opdrachten van de bibliotheek zoals opgenomen in het decreet van 6 juli 2012 (art. IV, §4, 3^e bolletje van het reglement), bevoegdheid van de schepen van cultuur en levenslang leren (art. V §8 van het reglement) en artikel IX § 20 van het reglement het toevoegen van deskundigen.

6. Gemeenschapscentrum – oprichting en reglement met betrekking tot het beheersorgaan: goedkeuring.

De oprichting van een gemeenschapscentrum kadert in de Vlaamse beleidsprioriteiten en de daaraan verbonden betoelagingsmogelijkheden.

Een gemeenschapscentrum is de culturele infrastructur door de gemeente beheerd met het oog op de cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking.

Het gemeenschapscentrum van Sint-Martens-Latem omvat volgende gebouwen: centrum ‘de Vierschaar’, Crypte gemeentehuis, brouwerijschuur, kunstkroeg en Tempelhof.

Het beheersorgaan heeft een adviserende bevoegdheid over alle aspecten van het beheer van het gemeenschapscentrum, zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het opstellen van het huishoudelijk reglement en de huurovereenkomsten. Het kan op vraag van het gemeentebestuur of op eigen initiatief advies uitbrengen.

7. Overeenkomst tussen het gemeentebestuur en Jeugdhuis ’t Zwaantje – Aanpassing: goedkeuring.

In samenspraak met jeugdhuis ’t Zwaantje werd de bestaande overeenkomst aangepast op volgende punten:

Algemeen: meer artikels gemaakt om overzichtelijk te houden:

Artikel 3: de locatie van de werking kan wijzigen na onderling overleg tussen het gemeentebestuur en het bestuur van het jeugdhuis.

Artikel 4 (vroeger artikel 3): het gemeentebestuur staat in voor het maaien van het gras op het bijhorend terrein. Indien er zich na een voorafgaande verwittiging op het grasveld glas of andere vormen van afval bevinden, zal de gemeente het gras niet afrijden en is het bestuur van het Jeugdhuis zelf verantwoordelijk.

Artikel 6 (vroeger artikel 4): omtrent vzw: Het bestuur van het jeugdhuis zorgt bij wijziging van het bestuur voor een nieuwe publicatie van de statuten in het Staatsblad en dit binnen de 6 maanden.

Artikel 7 (vroeger artikel 5): aanvulling openingsuren: uitzonderlijk kan het jeugdhuis open zijn op avonden waarop voetbalmatchen worden uitgezonden van 20 tot 23uur. Hiervoor wordt toestemming gevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 11: NIEUW: geluidsnormen.

Artikel 12: NIEUW: de dag nadat er een evenement plaatsvindt, zorgt het jeugdhuisbestuur van een volledige opkuis van het terrein en de parking van het jeugdhuis.

Artikel 15 (vroeger artikel 8): Jeugdhuis ’t Zwaantje zal jaarlijks het bewijs leveren van betaling van de verzekeringspremie.

Artikel 16 (vroeger artikel 9): de bestuursploeg met naam, adres en geboortedatum.

Artikel 17 (vroeger artikel 10) – deel 2: Het jeugdhuis als trekker van jeugdcultuuractiviteiten. Indien het jeugdhuis dit wenst kunnen zij voor de organisatie van activiteiten ondersteuning krijgen van de vrijetijdsconsulent.

8. Kwartaal rapport financieel beheerder: kennisname.

De (gewijzigde) artikelen 165 en 166 bepalen het volgende:

‘art. 165: De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Dat rapport omvat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, alsook de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder stelt tegelijkertijd een afschrift aan de gemeentesecretaris en de externe auditcommissie ter beschikking.

art. 166: De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van

de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen.
Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeentesecretaris en de externe auditcommissie.’

Alhoewel de kwartaalrapportering niet meer moet, blijft het nuttig deze verder te zetten.

9. Intercommunale Vereniging voor Crematoriumbeheer in de provincie Oost-Vlaanderen – bijzondere algemene vergadering 3 december 2013: beraadslaging agenda.

Agenda van de vergadering:

–          goedkeuring verslag Algemene Vergadering 18/06/2013;

–          activiteiten en strategie;

–          begroting 2014;

–          wijziging reglement op de begraafplaats.

10. Intercommunale vereniging voor crematoriumbeheer in Oost-Vlaanderen: aanduiding vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de gewone en buitengewone algemene vergaderingen.

Ingevolge een wijziging van artikel 44 van het decreet op de intergemeentelijke samenwerking kan de aanduiding van de vertegenwoordiger(s) van de gemeente thans gebeuren voor de hele duur van de legislatuur.

11. Financieringsintercommunale voor Investeringen in West- en Oost-Vlaanderen (cvba FINIWO) – buitengewone algemene vergadering van 16 december: standpuntbepaling en aanduiding vertegenwoordiger en plaatsvevangend vertegenwoordiger .

Agenda van de vergadering:

1. Bespreking in het kader van artikel 44 van het decreet op de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2014 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting;
2. Statutaire benoemingen;
3. Statutaire meedelingen.

De huidige statuten van FINIWO laten nog niet toe een vertegenwoordiger en een plaatsvervangende vertegenwoordiger aan te duiden voor de hele duur van de legislatuur.

PUNTEN TOEGEVOEGD AAN AGENDA  Laureaat van de Arbeid  Bijkomende punten VLD fractie